Διοίκηση και Διαχείριση Γραφείων

Αυτό το μάθημα παρέχει ουσιαστικές και σε βάθος πρακτικές τεχνικές που θα σας επιτρέψουν να υπερέχετε στο χώρο εργασίας σας. Σε αυτό το μάθημα, θα μάθετε πολυτομεακές βέλτιστες πρακτικές, όπως πώς να είστε καλύτερος επαγγελματίας συγγραφέας και κύριος επικοινωνιακός.

Αυτό το μάθημα επικεντρώνεται επίσης στη σημασία της παροχής εξαιρετικής εσωτερικής και εξωτερικής εξυπηρέτησης πελατών και της επίδρασης αυτής.

Επιπλέον, θα έχετε την ευκαιρία να συζητήσετε τις επιπτώσεις του στρες στο χώρο εργασίας και τους τρόπους για να μετατρέψετε το άγχος σε πλεονέκτημα. Θα μάθετε επίσης πώς η εξοικείωση με την αποτελεσματική χρήση του χρόνου θα αυξήσει αναπόφευκτα την παραγωγικότητα και θα μειώσει το επίπεδο πίεσης. Ένα άλλο θέμα στο οποίο θα συμμετάσχετε είναι η οργάνωση και η διεξαγωγή μιας αποτελεσματικής και επαγγελματικής συνάντησης. Τέλος, θα μάθετε λεπτομερώς πώς μπορείτε να βελτιώσετε τις δυνατότητες χειρισμού του τηλεφώνου σας.

Στόχοι

• Ορίστε και κατανοήστε το ρόλο του διαχειριστή γραφείου και του διαχειριστή
• Να εφαρμόσουν λεκτικές και γραπτές στρατηγικές επικοινωνίας που απαιτούνται για την αποτελεσματική εκτέλεση των ευθυνών
• Αναπτύξτε μια στάση και νοοτροπία υπηρεσιών που απευθύνονται στον εσωτερικό και τον εξωτερικό πελάτη
• Καταγράψτε τις κύριες αιτίες του στρες και εφαρμόστε τις τεχνικές που απαιτούνται για τον έλεγχο τους
• Εφαρμόστε τις τεχνικές διαχείρισης χρόνου που απαιτούνται για την καλύτερη παραγωγικότητα γραφείου
• Οργανώστε τις συναντήσεις αποτελεσματικά
• Χειριστείτε τις τηλεφωνικές κλήσεις σωστά και επαγγελματικά

Ποιος πρέπει να παρακολουθήσει

Διοικητικοί υπάλληλοι, βοηθοί, εκτελεστικοί γραμματείς, υφιστάμενοι ή προοπτικοί διευθυντές γραφείων, ανώτεροι υπάλληλοι διοικήσεως και επιβλέπων υπαλλήλων δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης.

Ενότητες

Ημέρα 1

• Ο ρόλος του διευθυντή γραφείου και του διαχειριστή
• Αντίληψη έναντι της πραγματικότητας
• Τα 3D των επιτυχημένων διαχειριστών: δραματικά και αποδεδειγμένα διαφορετικά
• Αρμοδιότητες που απαιτούνται για την επιτυχία
• Τι χρειάζεται για να είναι ένα αστέρι στην εργασία
• Προσδιορισμός του ρόλου σας

Ημέρα 2

• Αποτελεσματικές λεκτικές και γραπτές δεξιότητες επικοινωνίας
• Βελτίωση της αξιοπιστίας και αναγνώριση
• Σημασία της θετικής στάσης
• Όντας βεβιασμένος
• Πωλούν τις ιδέες σας στο αφεντικό, τους συναδέλφους, τους υφισταμένους και τους πελάτες τους
• Προετοιμασία επαγγελματικής παρουσίασης
• Τι είναι η επαγγελματική γραφή
• Στυλ και διάταξη
• Αποκτήστε τον στόχο σας με τον αναγνώστη
• Οι προσδοκίες των αναγνωστών
• Χρησιμοποιήστε σωστά το τηλέφωνο
• Επαγγελματική συμπεριφορά τηλεφώνου
• Κανόνες για καλή ακρόαση
• Βήματα στον επαγγελματικό χειρισμό μιας εισερχόμενης κλήσης
• Αντιμετώπιση δύσκολων καλούντων
• Προσδιορισμός κοινών προβλημάτων τηλεφώνου και διατύπωση λύσεων

Ημέρα 3

• Εξυπηρέτηση του εσωτερικού και του εξωτερικού πελάτη
• Κατανόηση των αναγκών των εσωτερικών και εξωτερικών πελατών
• Αφαίρεση φραγμών στις υπηρεσίες
• Παρέχοντας εξαιρετική εξυπηρέτηση
• Σπάζοντας τη νοοτροπία του σιλό
• Αντιμετώπιση παραπόνων
• Διαχείριση χρόνου
• Προσδιορισμός και εξάλειψη των απορριμμάτων χρόνου
• Καθορισμός στόχων και προτεραιοτήτων
• Χρησιμοποιώντας μέτρα για τον έλεγχο και τη βελτίωση της αποτελεσματικότητάς σας
• Προγραμματισμός και διαχείριση χρόνου για εαυτό και άλλους
• Προετοιμασία καταγραφών χρόνου και μάθησης από αυτά

Ημέρα 4

• Διοργάνωση συναντήσεων
• Στοιχεία μιας αποτελεσματικής συνάντησης
• Προετοιμασία της ατζέντας
• Συνάντηση με τους κοινούς σπατάλες χρόνου
• Λήψη πρακτικών συνεδριάσεων
• Αρμοδιότητες των ηγετών και των συμμετεχόντων στις συναντήσεις Τεχνικές διαχείρισης άγχους
• Αιτίες και συμπτώματα
• Προσδιορισμός των πιέσεων σας
• Πώς το άγχος επηρεάζει την απόδοση
• Σύνταξη ενός ολοκληρωμένου σχεδίου διαχείρισης άγχους